Scaler la production visuelle d'un événement IA
Visual Designer
Branding
Brand System
Templates
Figma components
Contexte
ai-PULSE est la conférence IA annuelle de Scaleway avec 2000+ participants, 70+ speakers et 3 scènes simultanées à Station F. Un événement à forte visibilité qui mobilise toute l'équipe design pendant plusieurs mois.
Sur la première édition, la contrainte est double : Scaleway rebrande son identité en parallèle, avec l'événement comme date de lancement public. Les assets d'ai-PULSE sont les premiers à sortir sous le nouveau brand.
Le volume comme contrainte de départ
Le nombre d'assets à produire par édition force à penser système dès le départ. Sur l'édition 2024 :
70
speakers à annoncer
~210
visuels RS speakers
~20
formats prints
Auxquels s'ajoutent les annonces de talks, les visuels partenaires, les templates Google Slides pour les intervenants. Le tout géré en flux continu, avec des imprévus jusqu'à la veille : speakers qui changent, plans de salle modifiés, signalétique à refaire en urgence
Figma comme infrastructure de production
Avec une autre designer (directrice artistique du projet), nous avons co-construit une bibliothèque Figma dédiée à l'événement. Les templates sont construits avec de l'auto-layout, chaque élément variable (photo, nom, titre, entreprise, format) se met à jour sans reconstruire la composition. Les calques sont simplifiés au maximum pour que nous puissions intervenir sur les bonnes zones rapidement, et sans toucher à la structure.
Templates de l'édition 2024 des annonces réseaux sociaux des speakers
Ce système permet de produire en batch : des séries de visuels cohérents en une session, à un rythme qui serait intenable asset par asset.
Ajustements entre les deux éditions
Sur l'édition 2023, la DA intégrait des photos croppées avec détourage. En production, cette étape a absorbé un temps disproportionné.
Pour l'édition 2024, on a revu l'approche pour s'en affranchir : une décision qui a autant amélioré l'efficacité de production que le rendu visuel.
Visuels d'annonces de talk sur l'édition 2023 et l'édition 2024
Autre friction rencontrée : le keyvisual, très dense en effets 3D, faisait crasher les logiciels dès qu'on l'intégrait dans les fichiers de production. On a contourné le problème en l'embarquant en PDF dans les fichiers print, ce qui préservait le rendu sans bloquer la chaîne.
Résultats
Sur deux éditions, ce sont environ 200 assets produits (speakers, prints, signalétique, templates intervenants) dans un calendrier qui s'est resserré à deux mois sur la deuxième édition. Une ressource en moins sur les prints, une charge absorbée sans impact sur le rythme, parce que l'infrastructure était déjà en place. Le vrai indicateur : un système pensé sous pression, qui a tenu.
